会计电算化辅导：用友建立账套流程（一）

    账套对本单位的核算体系来讲的概念是：桌面上有一个系统管理，通本系统管理把本单位的核算体系（单位名称、地址、联系人等相关信息）输入到机器里，然后才能启动相应的模块，比如：总账来核算本单位财务的一系列业务处理流程，如何建立账套？
　　第一个是系统初始化及启用的设置，第二个是各模块基数档案的设置，第三个是数字备份。
　　首先，看第一部分系统初始化（核算体系的建立）
　　核算体系的概念：在核算体系建立过程中涉及到的一些单位名称、地址、联系电话等一系列的内容，把这一步工作完成一下演示。
　　核算体系的建立是在系统管理中完成的，首先调出管理系统的界面来完成后续的建立核算体系，也就是建立本单位软件包的工作。
　　在桌面上可以看到系统管理，双击系统管理，弹出系统管理的主界面，分为四步完成：
　　第一步：注册点击系统下面的注册，第一次启动系统管理的界面可以看到当前的设置的提示，服务器不用选择，安装完软件后系统自动会找到的，在用户名选项中有四个名字，一个是admin，一个是demo，system，ufsoft，在进入系统注册窗口时必须用“admin”进行注册，admin是系统管理员，demo，system，ufsoft是999演示账套中的操作人员，admin是一个虚拟的操作员，admin的密码默认是空的，但由于安全起见建议您自己设置密码。通过注册可以看到在左下角操作员的位置打了admin的标识。
　　第二步：增设操作员此操作员指的是在本单位工作的财务人员，包括财务人员、出纳、库房的库管人员、销售人员、采购人员，都要通过增设操作员的操作，相相应的人员的信息输入到系统中。
　　通过权限下的操作员完成此操作，点击操作员进去后，可以看到999演示账套人员的名字，如果在安装软件时没有把999演示账套引入到系统中去，那么，点击到操作员的界面是没有人的。点击增加来添加操作人员，在添加操作员的界面要求必须输入的是编号和姓名，编号就是此处操作员的id代码，姓名是操作员的全名，输入时要求新增加的操作员的编号不能与已经存在的重复，编号既可输入英文也可输入阿拉伯数字，位长是十位。在这里我们先输入“001”，姓名是孙会计，孙会计的口令是“1”，确认口令也是“1”，所属部门“财务部”虽然现在登陆人的名字是“admin”，大家知道“admin”是一个虚拟的名字，实际操作的是孙会计，因为现在只能用“admin”的名字登录才能进行这些添加操作员管理的操作步骤。
　　现在再添加本单位的一位操作员李出纳，点击“增加”输入“002”，姓名是李出纳，这时，对于李出纳的口令孙会计是没有权利给她设置的，非主管的口令是他们在登录软件时自己设置的，作为建账人也是没有权利给他们单设口令。用同样的办法把本单位的操作人员都添加到系统中去。
　　在此界面还有一个“删除”和“修改当前操作员属性”，如果李会计在2009年7月调离了本单位，那么这时就可以通过“修改操作员属性”来更改操作员的状态，在更改属性之前的状态是有效的，当点击修改按钮，在“修改操作员”的窗口把“注销操作员”的按钮按下去，在修改操作员信息的界面显示“启用当前操作员”时，点击“修改”，然后刷新，可以看到实际李会计的操作状态是注销的，当某一个操作员是“注销”时就不能完成相应的操作了。
　　删除：点击“demo”，是999账套的账套主管，他已经完成了999账套的一系列的工作，如果这个人中途调离本单位了，这时我们点击“删除”，是不能删除的，只能点击“修改”来更改他的操作状态，把他的状态改成注销。
　　当我们把李出纳执行“删除”时，此时提示我们允许删除，因为李出纳只是我们刚刚添加到系统中去的，实际她并没有完成软件中的任何操作，所以才可以删除。
　　第三步：“建立核算账套”此核算账套指的是本单位的核算体系，也就是涉及到单位的基本信息，都是要通过“建立核算账套”来完成。
　　在账套下面点击“建立”，提示出建立账套的信息已存账套，在账套号处系统要求输入001－999之间任意的三位数，新输入的账套号不能和已经存在的账套号重复，所以现在我们只能输入001－998之间的任意数了。
　　下面我们通过举例来说明这个流程，账套名称“北京阳光股份有限公司核算账套”，账套路径是安装完软件以后默认的，不需要作更改，某单位决定从2005年1月份开始启用“用友tong2005软件”进行日常业务处理。
　　所以启用期设置为2005年１月份，启用会计期通过点击会计期间设置来完成。
　　进入到会计期间设置的界面，首先把日期调整为2005年１月份，在此应注意会计期间设置界面的01－12指的是12个会计月份，这个起始日期指的是各个会计期间开始的第一天，结束日期指的是各个会计期间的结账日期，如果这个单位第一年的第一个月的结账日期都是25号结的，点击“结束日期”，双击鼠标左键，可以弹出日历，把结算日期由31号调整为25号，点击“确定”，这里要注意1月26号以后的都会默认为业务，软件会自动默认为第二个会计期间。现在我们把结账日期恢复到每个月份的月底，双击结账日期处，弹出日历，在日历上执行更改。
　　继续点击“下一步”，单位名称“北京阳光股份有限公司”，至于单位地址、法人代表、联系电话等等，可以按照核算及其建立上预置的内容输入到软件中。
　　点击“下一步”，进入到核算类型的界面，那么本地代码和本地名称默认成“人民币”，注意，企业类型提供的是商业和工业，如果您购买的“永通2005软件”只有财务模块，没有购、销、存模块，选择跟本单位适用的商业或工业，对于那些既买了财务模块的，又买了购、销、存业务模块的单位应该注意，比如：这家单位生产沥青，它涉及到一些原材料的进货，从供应商处购买办理入库手续，在生产沥青时，需要从相应的原材料库领用一些水泥、沙、石等原材料，它会涉及到材料出库单，那么，水泥、沙、石等这些原材料，加工成沥青后，还要办理沥青产成品的入库手续，需要一些产成品入库单，此时，如果在企业类型处选择了商业，那么在购、销、存模块中就将看不到材料出库单和产成品入库单的单据了。行业性质和总账中的会计科目编码相连的，现在我们演示选择新会计制度，同时，在按行业性质预支科目处打上对勾，说明在启动总账中会计科目编码中就可以看到系统版新会计制度科目下的内容。账号主管，选择孙会计或李出纳之中的一个人，现在我们选择孙会计为北京阳光股份有限公司的账号主管。
　　点击“下一步”，进入到基础信息的窗口，对一第四个选项有、无外币核算点击对勾，接着看上面，存货是否分类。比如：本单位对外销售电脑、打印机等一系列的办公用品，对于本单位的存货来讲，把它分成电脑类的存货，打印机类的存货，桌子类的存货，椅子类的存货，如果这样，我们就在“存货是否分类”处点击对勾，如果本单位的存货没有分类，对核算没有任何影响，分类与否只是多了按大类查询的条件，对软件的操作没有影响，即便不分类，ＩＢＭ电脑、惠普打印机是什么还是什么来进行核算，只是可以按照电脑类或打印机类的来进行查询。
　　同样，客户是否分类，供应商是否分类，比如：本单的客户和供应商是按照长期合作和中期合作或短期合作来交客商进行分类，就在客户和供应商处打上对勾即可。
　　最后，点击“完成”，提示“可以创建账套了吗？”，点击“是”。分类编码方案首先，科目编码计算，由于我们刚才建立账套时选的是新会计制度科目，它的第一级对应的位长是四位，此处，第一级指的是会计科目的总账科目，第二、三级指的是明细科目，例如：现金一级科目的会计编码是1001，银行存款是1002；二级总账科目工行存款会计编码是100201，此会计编码是在第一级的会计编码的基础上往后顺延的；三级总账科目工行存款的会计编码是56－78901；此会计编码同样是在第二级的会计编码的基础上往生顺延的。
　　如果，本单位在工行存款下面又开了１００多个账户，那么，此时需要把第三级数字对应的长度由2调整为3。最大级数是６级，最大长度是１５，指的是各个级次对应的数字之和相加，不能超过１５。单级长度是９位，从第一级到第六级各个级次对应的数字长度都小于９满足第一个条件。
　　客户分类编码级次：如果本单位的客户分类，按照长期、中期、短期执行分类，那么在长期、中期、短期下面就是具体的Ａ单位、Ｂ单位、Ｃ单位，它的分类只分到１级就够了，如果用一级分类，那么长期的编码是01，中期编码是02，短期的编码分类是03。客户档案体现的是具体的某一家单位的信息，客户档案是不反映在客户分类编码级次里，所以可以将客户分类编码级次的第3级4位和第2级3位用Delete键清除。如果后续的没有2级和3级的分类，也可以保留第2级的位长和第3级的位长。也可以把第3级对应的数字4和第2级对应的数字3清除掉，保证客户编码级次出现在第1级2位长的基础上。用相同的理解，可以将供应商分类编码级次的第3级和第4级删除。供应商也是按照长期，中期，短期执行分类的。同时也可以将客户分类的第1级的位长变成1是没有问题的。则对于客户分类的编码应是1是长期，2是中期，3是短期。
　　部门编码级次指的是本单位内部的职能部门，1级是1位，2级是2位，说明本单位是两级职能部门。
　　依此类推，地区分类编码级次和存货分类编码级次也是同样概念。比如所有的客户和供应商所在的地区是按照全国不同的省进行切分的，即只用到１级地区分类。如果按照软件中预置的，在第2级与第3级处地区分类也有对应的编码，则可以称第1级是省，第2是省里的市，第3级是市里不同的区。
　　存货分类编码，在这里分的是5级。如果单位根本没有2级的存货，则可将2级分类后续的位长清除掉。
　　货位编码级次指的是诸如超市等单位存放的库存商品，是按照货架来摆放的。
　　收发类别指的是入库和出库时各种不同类型的入库和出库方式。入库下面对应的是采购入库，产成品入库，盘盈入库以及其它入库。出库下面对应的是销售出库，材料领用出库，盘亏出库和其他出库等。如果本单位只有2级分类，则可将第3级的收发类别清除掉，如果需要保留，也是可以的。
　　如果本单位明细级的会计科目到４级，则在定义科目分类编码方案的时候只在第3级处预置了长度，则第４级是空白的，这将造成在本单位输入会计科目的时候，第４级明细级会计科目系统就不允许输入。所以在定义科目编码级次的时候，要广泛的考虑到。
　　对于结算方式编码级次可以使用软件预置的。
　　它会提示创建账套北京阳光股份有限公司成功，点击“是”，点击后会提示是否立即启用，这里我们先点击否，因为当前操作员是admin，如果我们点击“是”，则在系统启用的窗口显示的启用人是admin，但是admin是系统管理员，相当是虚拟存在的，并不是单位真正的操作员，所以我们先点击“否”。到这里，创建账套的前三步已经完成了。
　　最后一步：分配操作员的操作权限在权限下点击权限来完成操作，在财务分工的界面要注意两点，首先找到刚才建立的账套001，接着找到刚才建立的孙会计和李出纳两个人。当点击孙会计的时候，系统已经将孙会计默认为了００１北京阳光股份有限公司的账套主管。现在只需要给非主管的普通操作员进行授权。点击李出纳后，点击增加，给李出纳进行授权。授权的办法有两种，第一，在左边直接双击购买的产品，例如总账，直接在总账左边的授权数双击左键，会看见在右边出现了总账模块下面的所有明细权限，都是以ＧＬ开头的。第二，比如李出纳除了完成总账中所有功能的操作之外，还能够完成固定资产卡片的录入工作，单击固定资产，右边会显示固定资产下面的全部权限，可以找到需要增加的权限，然后再双击。如果要取消授权，在卡片新增处再双击，则权限就取消了。为了演示方便，我们给李出纳授予所有权限。
　　通过这种方法，可以给李出纳授予他有的权限。如果本单位新增了王处长，则先到在操作员处增加王处长。接着第2步直接给王处长进行授权，可以直接点击账套主管旁边的方框，点击确认。
　　修改账套如果在创建账套的过程中，发现有些分类编码档案中的具体的项目的内容设置错误了，可以进行修改。修改账套的时候也是在系统管理中进行的，但是登录时要用账套主管的身份来完成，不能用admin系统管理员来完成登记了。首先点击系统，将当前的admin注销，接着重新点击系统下面的注册，用户名选择孙会计，口令是１。当选择某一套账的真正的操作员时，在登录界面会发现与用admin登录时不一样，多出了一个账套和会计年度的选择。通过点击账套下的修改来完成操作，可以找到我们需要进行修改的地方，点击完成，会提示“确认修改账套吗？”点击“是”。在出现的界面里可以按自己的需要进行修改。点击确认，再确认，会提示修改北京阳光股份有限公司成功，点击“是”。在账套修改时一定要用账套主管进行登录。如果将账套主管注销，重新注册，用admin执行注册时，会发现，在账套下面的修改显示是灰色，即无法使用。

　　启用的设置点击系统下面的注册，用账套主管来完成登录，密码是１。点击确认。用账套主管执行登录以后，在账套下面有一个启用，点击启用。在系统启用的窗口，先点击总账，然后将2005的１月１日设置为系统启用的日期，如果当前的处理日期是2005年１月2０日，则在用１月2０日来完成系统启用注册的时候，要注意虽然登录的日期是１月2０日，但是在总账系统的启用窗口处一定要选择当前会计月份的第一天，否则2005年１月１日至2005年１月１９日的会计信息，软件是不接受输入的。点击确认，会提示“如果没有购买该模块请不要启用，以免造成不必要的麻烦，确实要启用当前系统吗？”点击“是”。为了演示方便，现将所有模块均启用。核算的启用是在购销存启用的完成之后来启用的。启动以后，再单击一下启动的标识，会提示“确实要注销当前系统吗？”指的是反启动。如果点击是，系统启动就去掉了。